Panduan Operasional: PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)

Tutorial Pengelolaan Kontrak, Supervisi, Termin & Persetujuan Proyek

Daftar Modul PPK
01

Tinjauan Peran PPK

Sebagai PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), Anda adalah pemilik kewenangan mutlak tingkat proyek. Andalah yang menyelenggarakan sebuah proyek, menetapkan nilai/harga kontrak, dan mensahkan setiap pembayaran (Termin) berdasar kinerja vendor.

Persiapan Awal: Sebelum Anda dapat meluncurkan proyek baru di MonitPRO, pastikan administrator telah memasukkan tahun anggaran aktif, nama kontraktor pemenang tender, dan sekolah/lokasi target pekerjaan.
02

Pendaftaran Proyek Baru (Input Tanda Tangan SPK)

Langkah pertama dari sebuah pekerjaan adalah memasukannya ke dalam daftar Proyek. Di tahap ini, status proyek terhitung sebagai Perencanaan.

Tata Cara Pendaftaran Proyek
  1. Melalui menu kiri navigasi pinggir, klik Proyek > Data Proyek.
  2. Klik tombol Tambah Proyek.
  3. Isikan detail proyek secara akurat:
    • Kode Proyek: Misalnya kode tender di LPSE atau No SPK unik.
    • Sekolah (Lokasi): Pilih dari daftar *dropdown*.
    • Penyedia (Kontraktor): Tentukan perusahaan mana yang memenangkan pekerjaan.
    • Nilai Kontrak: Masukkan nilai bersih pekerjaan (IDR). Sistem kami akan memformat mata uang secara otomatis.
    • Tanggal Pelaksanaan: Target tanggal Pengerjaan hingga serah terima.
  4. Simpan, maka proyek tersebut akan masuk daftar Proyek Anda di dasbor PPK.
03

Pembuatan Skema Termin

Setelah proyek terdaftar, Anda perlu menentukan metode atau tahapan pencairan dana.

Desain Terminasi Kontrak

Contoh Kasus: Pembayaran terbagi dalam 3 tahap: Uang Muka (30%), Termin 2 saat fisik 60%, dan Pelunasan (100%).

  • Buka menu Data Proyek, lalu klik ikon Detail Proyek (mata).
  • Cari Tab/Area bernama Termin (Tabel Jadwal Pembayaran Termin).
  • Klik Tambah Termin. Buat Tahap I: Isikan Nama Termin ("Uang Muka 30%"), Target Fisik 0 (karena uang muka biasa cair di awal), dan Nilai Tagihan sesuai porsi kontrak.
  • Tambahkan Tahap II: Target Fisik 60%. Termin tahap ini *tidak akan bisa diajukan* oleh Kontraktor jika laporan fisik dari sisi lapangan belum menembus 60% yang diverifikasi valid.
  • Ulangi sesuai jumlah skema pembayaran dalam SPK.
04

Penugasan Personil & Mulai Proyek

Perlu delegasi verifikasi lapangan. Anda harus menunjuk Pengawas sebelum SPK berubah menjadi "Berjalan".

Assignment (Pemberian Tugas Pengawas)
  1. Masih di laman Detail Proyek. Lihat pada bagian Anggota Tim Pengawas.
  2. Klik Tambah Penugasan. Pada dropdown yang tersedia, akan muncul *user-user* ber-role "Pengawas".
  3. Pilih nama konsultan pengawas/personil Dinas yang akan bertanggung jawab untuk proyek spesifik tersebut.
  4. Setelah Termin dan Penugasan terbentuk, di laman Proyek akan ada Tombol Emas Mulai Proyek (Ubah ke Berjalan).
  5. Saat proyek "Berjalan", Kontraktor/Penyedia dapat mengajukan laporan progress kapan saja — tanpa batasan frekuensi. Setiap laporan memuat capaian fisik (%), realisasi keuangan (Rp), dan foto dokumentasi.
05

Memantau & Menyetujui Progres (Final Verification)

Kini proyek sedang bergulir. Kontraktor secara intensif membuat input progres. Laporan tersebut pertama akan meluncur ke Konsultan Pengawas untuk di-cek silang dengan lapangan.

Lapisan Pertama (Pengawas)

Pengawas mendatangi lokasi. Bila foto dan capaian yang dilaporkan penyedia valid, pengawas mencentang Setuju. Realisasi keuangan dari laporan tersebut otomatis terakumulasi ke total realisasi proyek.

Lapisan Final (PPK)

Masuk ke menu Monitoring Proyek, lalu lihat log pengajuan yang statusnya butuh persetujuan akhir Anda. Anda mensahkan progres, maka Kurva-S proyek (Realisasi) secara instan naik.

Anda berhak untuk melakukan Tolak (Reject) atau bahkan mengubah paksa capaian (Bila ada kesalahan fatal/addendum). Semua ini akan dicatat abadi di Audit Trail MonitPRO demi transparansi pertanggungjawaban BPK.
06

Pencairan & Laporan Proyek Akhir

Setelah target fisik mencapai 100% dan total realisasi keuangan akumulatif telah sesuai dengan nilai kontrak.

Penyelesaian & Pelunasan
  1. Apabila progres (Realisasi Fisik) telah genap sesuai batas Termin Akhir, kontraktor dapat menekan tombol Ajukan Pembayaran Termin.
  2. PPK menyetujui di sistem, lalu mengubah status Proyek dari Berjalan menjadi Selesai.
  3. Gunakan menu Laporan > Laporan Proyek untuk mengunduh rekapitulasi data sebagai lampiran Back-up File serah terima hasil pekerjaan (BAST).
Anda Siap Mengelola Proyek

Setiap tindakan yang Anda setujui berdampak pada akumulasi realisasi keuangan proyek. Pastikan Anda selalu mereview bukti fisik berupa foto dokumentasi dan data capaian yang terekam secara independen sebelum menyetujui laporan. Manfaatkan fitur galeri foto pada halaman detail monitoring untuk memverifikasi visual progres pekerjaan.

Mulai Lihat Daftar Proyek